Hal Pokok Yang Harus Di Sediakan Sebelum Implementasi Sistem "Bagian 3"

D. Konversi Sistem Baru

Konversi adalah proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru.

Empat Metode Konversi Sistem :

1. Konversi Langsung
2. Konversi Paralel
3. Konversi Phone-in
4. Konversi Pilot

D.1. Konversi Langsung

Adalah pengimplementasian sistem baru. Apabila konversi telah dilakukan maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama atau pemutusan sistem lama yang disebut cold turkey. Modifikasi terhadap konversi langsung merupakan konversi uji coba.

• Kelebihannya : Biaya konversi relatif tidak mahal
• Kekurangannya : Mempunyai resiko kegagalan cukup tinggi

D.2. Konversi Paralel

Sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

• Kelebihannya : Pendekatan ini memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru.
• Kekurangannya : Biaya besar untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

D.3. Konversi Phase-In

Mensegmentasi sistem. Sistem baru diimplementasikan beberapa kali yang secara perlahan mengganti sistem yang lama. Konversi ini menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.

• Kelebihannya : Kecepatan perubahan dalam organisasi ertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data bisa diperoleh sedikit demi sedikit selama periode yang cukup luas.
• Kekurangannya : Biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

D.4. Konversi Pilot

Mensegmentasi organisasi yaitu hanya sebagian dari organisasi mencoba mengembangkan sistem baru. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot ini harus membuktikan di tempat pengujian tersebut.

• Kelebihannya : Konversi ini lebih sedikit beresiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah dibandingkan metode paralel. Segala kesalahan bisa di lokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan.
• Kekurangannya : Membutuhkan area(sebagian) dari organisasi untuk uji coba.

E. Peninjauan Setelah Implementasi

Tujuan pengembangan sistem baru yang berkualitas adalah untuk menghasilkan sistem yang tidak melampaui anggaran, tepat waktu, dan memenuhi keperluan pemakai.

proses untuk menganalisis apa yang berjalan dalam proyek yang berhasil maupun yang tidak berhasil disebut peninjauan pasca implementasi (post implementation review).

Peninjauan pasca implementasi adalah pencarian terorganisir untuk mneentukan cara meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem baru, dan untuk memberikan informasi yang akan membantu dalam pengembangan sistem mendatang.

Peninjauan pasca implementasi dilakukan oleh tim yang terdiri dari wakil pemakai, auditor internal, profesional sistem, dan disertakan pula konsultan eksternal atau auditor independen untuk meningkatkan obyektifitas dan mengurangi kepentingan politik yang terjadi diantara kelompok-kelompok internal.

Empat cakupan area peninjauan pasca implementasi :
1. Faktor-Faktor sistem
2. Komponen rancangan sistem
3. Keakuratan estimasi
4. Tingkat dukungan

E.1 Faktor-Faktor Sistem

mencangkup :

a. Faktor Kelayakan Teknis, ekonomis, legal, operational, dan jadwal ( TELOS )
b. Faktor strategis Produktivitas, diferensiasi, dan manajemen (PDM)
c. Faktor rancangan kemampuan pemeliharaan, pendayagunaan, pendayagunaan kembali, realiabilitas, dan kemampuan perluasan ( MURRE )

E2. Komponen Rancangan Sistem

mencangkup :

a. Output
b. Input
c. Proses
d. Database
e. Kendali
f. Platform teknologi


E.3 Keakuratan Estimasi

mecangkup :

a. Waktu
b. Biaya
c. Keuntungan

E.4 Tingkat Dukungan

mencangkup :
a. sumber daya yang tersedia
b. Manajemen Puncak
c. Pelatihan